Accessibilità online, gestione elettronica, trasmissione elettronica e conservazione sostitutiva di dati, informazioni e comunicazioni.
Il nuovo Codice dell'amministrazione digitale – in vigore dal prossimo 25 gennaio – definisce il quadro normativo destinato a rivoluzionare i rapporti tra pubbliche amministrazioni, cittadini e imprese. Le tecnologie diventano la chiave per assicurare maggiore produttività all'apparato statale. Ai cittadini e alle imprese sono inoltre riconosciuti veri e propri diritti all'uso delle tecnologie, sia nelle comunicazioni che nella partecipazione al procedimento amministrativo.
La dematerializzazione si costruisce intorno all'oggetto della validazione elettronica, e cioè sul documento informatico e sul suo processo di formazione. Proprio per semplificarne l'adozione e favorirne l'utilizzo, accanto alla firma elettronica, a quella elettronica qualificata e a quella digitale è stata, infine, introdotta la firma elettronica avanzata, originariamente prevista dalla direttiva 1992/93/Ce. L'evoluzione tecnologica è infatti tale da permettere soluzioni in grado di assicurare strumenti di firma sempre più sicuri e attendibili. In ogni caso, l'assenza di un certificato qualificato rilasciato da una Certification Authority appare un limite, perchè non assicura quei livelli di assoluta garanzia sull'identità dei soggetti firmatari che assicurerebbe il controllo di un ente indipendente.
Documenti digitali e copie
Una delle novità di maggiore impatto per cittadini e imprese riguarda le nuove modalità di gestione ed emissione di documenti informatici e copie. Nell'ottica della semplificazione, il principio della neutralità tecnologica determina la libertà di valutare in giudizio un documento informatico anche se non sottoscritto digitalmente. Ciò significa che cittadini e imprese non devono necessariamente utilizzare una firma elettronica per sottoscrivere ed emettere documenti. Il documento sarà comunque diversamente valutato, quanto a efficacia probatoria, a seconda che sia sottoscritto o meno. Infatti, la scrittura privata fa piena prova, sino a querela di falso (in base all'articolo 2702 del Codice civile) se le viene apposta una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
Se il documento informatico contiene, invece, uno degli atti da fare obbligatoriamente per iscritto (a pena di nullità) – come prevede l'articolo 1350 del Codice – questo deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. Allo stesso modo, alle copie informatiche di un documento analogico è riconosciuta l'identica efficacia probatoria dell'originale. Se, tuttavia, i file informatici contenenti copia di documenti analogici – sia scritture private che atti pubblici – sono spediti o rilasciati da depositari pubblici autorizzati o da pubblici ufficiali, per la loro efficacia probatoria è sufficiente la sottoscrizione con firma digitale o elettronica qualificata da parte di chi spedisce o rilascia il documento. La loro esibizione sostituisce, infatti, quella dell'originale. Non è, infine, più obbligatoria la firma digitale sulla copia per immagine di un documento analogico ma il semplice rispetto delle regole tecniche se la conformità all'originale non è espressamente disconosciuta. L'attestazione di conformità apposta da un notaio conferisce alla copia solamente una valenza probatoria rafforzata.
Conservazione sostitutiva
Ulteriore novità che potrebbe semplificare il ricorso ai processi di conservazione sostitutiva consiste nella previsione della figura dei conservatori accreditati, iscritti ad un apposito albo tenuto da DigitPA.
Si tratta di soggetti, pubblici e privati, di cui cittadini, imprese e Pubbliche amministrazioni possono avvalersi non solo per la conservazione dei propri documenti informatici ma anche e soprattutto per la certificazione di conformità del processo.
Un sistema di conservazione strutturato da un certificatore accreditato o da questo certificato è in grado di garantire al contribuente la rispondenza ai criteri e alle regole tecniche fissate per i documenti contabili e fiscali dal Dm 23 gennaio 2004, conferendo loro una valenza probatoria nei riguardi della stessa Agenzia delle entrate.
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