giovedì 28 luglio 2011

Adempimenti amministrativi-contabili relativi al piano di dimensionamento scolastico

Nota dell'Ufficio Regionale della Campania, Prot.AOOODRCA/9926 del 21/7/2011

In riferimento al piano di dimensionamento dell’A.S. 2011-2012, come da delibere della Regione Campania N°47 del 14 febbraio 2011 e n°101 del 21 marzo 201 ed alla nota di questa Direzione prot.AOODRCA/RU/5719 del 19/4/2011, si riportano di seguito gli adempimenti amministrativo – contabili che dovranno essere osservati dalle scuole interessate esclusivamente nei casi di cessazione e in quelli nei quali viene a costituirsi una nuova istituzione anche per effetto del processo di unificazione/aggregazione di scuole preesistenti.
Le istruzioni tengono debito conto dell’accentramento di gran parte dei finanziamenti nella competenza diretta del MIUR, cui la presente è inviata, per ogni eventuale diverso avviso.

Adempimenti a carico delle istituzioni scolastiche che cessano al 31/8/2011 (vedi All.2) ai fini della chiusura della contabilità finanziaria:

 chiusura della contabilità riguardante tutti gli aspetti della gestione finanziaria e patrimoniale, nonché determinazione delle consistenze attive e passive da conferire alla scuola subentrante:
 versamento dell’intero ammontare dell’anticipazione del fondo minute spese, prelevato dal DSGA, con estinzione della relativa partita di giro;
 chiusura del conto corrente postale e versamento della disponibilità residua sul c/c bancario;
 richiamo dall’istituto cassiere dei mandati e delle reversali non estinti alla data del 31 agosto e relativo annullamento per la successiva riemissione da parte della scuola subentrante. Di tale operazione deve essere data informazione ai rispettivi creditori e debitori con l’indicazione della scuola subentrante;
 individuazione dei residui attivi e passivi al 31/8/2011 ed adozione di delibera di radiazione dei crediti e dei debiti riconosciuti, rispettivamente, assolutamente inesigibili o da non dover estinguere;
 chiusura del conto corrente bancario e versamento del saldo sul conto corrente bancario della nuova istituzione scolastica;
 chiusura registro degli inventari
 chiusura giornale di cassa, partitari delle entrate e delle spese
 predisposizione del conto consuntivo per il periodo 1/1/2011-31/8/2011, con approvazione, previo parere dei Revisori dei Conti, dal Consiglio d’Istituto entro il 31 agosto. Poiché tale eventualità appare puramente teorica e considerato inoltre che il Consiglio di Istituto deve ritenersi anch’esso “decaduto” al 31/8/2011, tale adempimento non potrà che essere assicurato successivamente dal commissario straordinario, nominato dall’Ufficio Territoriale Provinciale (art.9 del D.I. 28/5/1975), sempre dopo aver acquisito il parere dei revisori dei Conti;
 chiusura posizione INPS, INAIL;
 chiusura codice fiscale
 Passaggio di consegna di tutti i registri ed atti contabili tra il DSGA delle scuole cessate e il DSGA della nuova istituzione scolastica: libro giornale di cassa, registro conto corrente postale, bilanci di previsione approvati, consuntivi approvati, indicazioni sui consuntivi non approvati, registri verbali Consiglio d’Istituto, Giunta Esecutiva, ecc.;

Adempimenti a carico delle istituzioni scolastiche di nuova istituzione costituitesi anche a seguito del processo di unificazione/aggregazione di scuole preesistenti che in tal modo cambino la loro configurazione giuridica (vedi All.1):

a) nascita nuova istituzione

Il programma annuale delle scuole di nuova istituzione abbraccerà il periodo 1.9.2011 - 31.12.2011 e sarà pertanto costituito da quattro mesi.
Avuto riguardo alla circostanza che il D.I. 44/2001 non contempla specifiche istruzioni e scadenze in relazione alla particolare durata dell’esercizio finanziario che accompagna la nascita di una nuova istituzione scolastica, questo Ufficio, nell’intento di limitare, per quanto possibile, il ricorso alla gestione provvisoria prevista dall’art. 8 del citato D.I., ritiene di poter individuare nella data del 15 ottobre 2011 il termine ultimo per l’approvazione del programma annuale delle scuole di nuova istituzione da parte del consiglio di istituto o, in mancanza, del commissario straordinario; il parere di regolarità contabile potrà essere utilmente reso dal collegio dei revisori entro il 9 ottobre, secondo la tempistica prevista dall’art. 2, comma 3, del più volte citato D.I.
Per quanto riguarda le previsioni di entrata si ritiene che debbano essere determinate, in via provvisoria, applicando i parametri fissati dal D.M. n. 21 dell’1.3.2007 ai dati dell’organico di diritto dell’A.S. 2011/12 come risultanti al SIMPI, opportunamente integrati con le unità di personale che prevedibilmente concorreranno a costituire l’organico di fatto (docenti di religione e di sostegno). Le previsioni come sopra individuate saranno rapportate a quattro dodicesimi.
In corso di gestione saranno poi adottate tutte le variazioni che si renderanno necessarie in base alle comunicazioni che verranno emanate dal MIUR.
A partire dal 1° settembre vanno posti in essere inoltre i seguenti adempimenti:
 curare la stipula della convenzione di cassa;
 richiedere indirizzo di posta elettronica;
 inserire nel SIDI i dati anagrafici della scuola, la funzione a disposizione è: Rete scolastica – Patrimonio immobiliare scolastico – Anagrafe delle scuole – Aggiornamento Scuole. In tale nodo vanno inseriti i seguenti dati: Denominazione, Indirizzo, Località, Cap., Tel., Fax, Codice Fiscale;
 sempre al SIDI devono essere inseriti i dati relativi alle coordinate bancarie, la funzione a disposizione è Rete scolastica – Patrimonio immobiliare scolastico – Gestione Coordinate Bancarie.

b) nuova istituzione per accorpamento/fusione

Nel caso in esame il programma annuale deve essere predisposto come al punto precedente ma dovrà in più gestire gli elementi attivi e passivi delle scuole cessate, procedendo nel modo seguente:
 tra le entrate, all’aggregato 06 (altre entrate)/......, sarà iscritto l’ammontare dei residui attivi + il fondo di cassa;
 in un’apposita scheda attività sarà iscritto l’ammontare dei residui passivi;
 la differenza attiva non destinata alla copertura dei residui passivi, predetti, sarà iscritta, tenuto conto della destinazione, nei pertinenti capitoli di spesa; laddove risultasse una parte di differenza attiva non finalizzata, questa può essere inserita nell’agg. Z) in attesa che l’organo collegiale competente decida sulla sua utilizzazione;
 la scuola aggregante, che acquisisce la sede centrale della scuola cessata, individuata per la gestione dei residui, dovrà trasferire alle istituzioni scolastiche che abbiano assorbito plessi o sezioni staccate quote di detta differenza non finalizzata proporzionali al numero degli alunni da queste assorbiti, da rilevare mediante interrogazione dell’organico di diritto 2011-2012 presente al SIMPI; il trasferimento avverrà immediatamente, se la consistenza della cassa lo consente, ovvero non appena le operazioni di riscossione dei residui lo renderanno possibile.
A partire dal 1° settembre vanno posti in essere inoltre i seguenti adempimenti:
 attivare ex novo tutte le scritture contabili;
 curare la stipula di una nuova convenzione di cassa;
 subentrare nella gestione e firma di tutti gli atti contabili necessari alla definizione dei residui rapporti instaurati dalle scuole cessate;
 richiedere aggiornamento dell’indirizzo di posta elettronica;
 inserire nel SIDI i nuovo dati anagrafici della scuola: Denominazione, Indirizzo, Località, Cap., Tel., Fax, Codice Fiscale;
 sempre al SIDI devono essere inseriti i nuovi dati relativi alle coordinate bancarie.

Adempimenti a carico delle scuole che cedono o acquisiscono sezioni staccate, sedi coordinate e/o plessi senza cambiare la propria configurazione giuridica (vedi All.3):
Nella fattispecie in esame, la scuola cedente trasferirà alla scuola che le acquisisce la quota parte riferibile alle classi cedute (in proporzione al numero degli alunni come da organico di diritto SIMPI 2011/12) delle risorse di bilancio non ancora impegnate alla data del 31/8/2011; si ritiene che tale indicazione possa essere valida anche per le risorse provenienti dalle dotazioni ministeriali, in mancanza di specifiche istruzioni.
Qualora l’unificazione di plessi, sezioni staccate o sedi coordinate abbia dato luogo alla costituzione di una nuova istituzione scolastica, gli istituti cedenti, considerata l’esigenza di costituire rapidamente il fondo cassa della istituzione nascente, trasferiranno in suo favore, se richiesti in tal senso, una quota parte del fondo cassa, in ragione di quattro dodicesimi ed in proporzione al numero degli alunni ceduti, come sopra individuati; tale apporto finanziario avrà natura di mera anticipazione e dovrà essere restituito non appena pervenuti i primi finanziamenti.
Saranno invece necessariamente trasferite, in ogni caso, sia in termini di competenza che di cassa, a tutte le scuole che abbiano acquisito plessi o sezioni dall’1/9/2011, le quote dei contributi versati dagli alunni per l’anno 2011/2012.

Adempimenti a carico delle scuole che acquisiscono altra istituzione scolastica senza cambiare la propria configurazione giuridica (vedi All.3):

Nella fattispecie in esame, la scuola acquisente gestirà gli elementi attivi e passivi della scuola cessata mediante variazioni di bilancio e segnatamente nel modo seguente:
 tra le entrate, all’aggregato 06 (altre entrate)/......, sarà iscritto l’ammontare dei residui attivi + il fondo di cassa;
 in un’apposita scheda attività sarà iscritto l’ammontare dei residui passivi;
 la differenza attiva non destinata alla copertura dei residui passivi, predetti, sarà iscritta, tenuto conto della destinazione, nei pertinenti capitoli di spesa; laddove risultasse una parte di differenza attiva non finalizzata, questa può essere inserita nell’agg. Z) in attesa che l’organo collegiale competente decida sulla sua utilizzazione;
 subentrare nella gestione e firma di tutti gli atti contabili necessari alla definizione dei residui rapporti instaurati dalle scuole cessate;
Il caso in esame potrebbe riguardare la scissione di un istituto superiore o comprensivo con l’acquisizione dello stesso da parte di due istituzioni scolastiche. In tal caso uno dei due istituti di dovrà gestire gli elementi attivi e passivi della scuola cessata come sopra riportato. In assenza di norme specifiche, quest’ufficio ritiene che, salvo accordo specifico tra le due istituzioni scolastiche, si possa adottare il seguente criterio in ordine prioritario:
1) l’istituzione che potrebbe essere diretta dal dirigente scolastico della scuola cessata
2) l’istituzione scolastica che potrebbe avere il DSGA della scuola cessata
3) l’istituzione scolastica con il maggior numero di alunni iscritti per l’anno scolastico 2011/2012 proveniente dalla scuola cessata.

Finanziamenti a carico dell’U.S.R. in corso per le scuole cessate al 31/8/2011 (vedi All.2):

I fondi già assegnati con regolare comunicazione alle scuole cessate ma non ancora accreditati entro il 31.8.2011 saranno accreditati dagli UU.TT.PP. a favore delle scuole che acquisisce la sede centrale della scuola cessata, individuate per la gestione dei residui.
Il fondo cassa, i residui attivi e i residui passivi al 31/8/2011 della scuola cessata saranno integralmente trasferiti alla scuola individuata per la gestione dei residui., la quale curerà in via esclusiva le conseguenti riscossioni e pagamenti, nella previsione che le somme già assegnate alla scuola cessata saranno interamente accreditate in suo favore; resta ferma la necessità di trasferire alle scuole che abbiano assorbito plessi o sezioni staccate una quota parte dell’avanzo di amministrazione disponibile, proporzionale al numero degli alunni rilevabile dall’organico di diritto 2010-2011 presente al SIMPI, come innanzi precisato.
Con i medesimi criteri gli UU.TT.PP.. procederanno anche in relazione ad eventuali fondi non ancora assegnati da questa Direzione alla data del 31.8.2011 ma di pertinenza del periodo gennaio-agosto del corrente anno o di anni finanziari precedenti.

Patrimonio
 Il patrimonio dell’istituzione scolastica aggregante, che ingloba i beni della scuola cessata, sarà riorganizzato e gestito secondo quanto previsto dall’art.24 del D.I.44/2001.
 L’istituzione scolastica che cessa al 31/8/2011 dovrà effettuare preventivamente al trasferimento dei beni il discarico dei beni obsoleti o inservibili.
 In caso di scuole cessate o di istituzioni scolastiche che si scindono in più istituzioni, è necessario che le scuole interessate concordino il trasferimento di materiali ed attrezzature, salvaguardando per quanto possibile la specificità degli indirizzi di studio operanti in ciascuna scuola,: in caso di mancato accordo la ripartizione avverrà in base al numero degli alunni come sopra individuati.


Fondi P.O.N.
Le istruzioni sopra riportate non si applicano ai fondi relativi al P.O.N. in ordine ai quali si osserveranno le indicazioni che seguono:
 Nell’ipotesi in cui la scuola assegnataria dei fondi ceda plessi o sezioni staccate il progetto resta interamente gestito, amministrativamente e contabilmente, dalla scuola assegnataria.
 Nel caso, invece, che la scuola assegnataria dei progetti cessi al 31.8.2011, la gestione del progetto sarà trasferita al Dirigente dell’istituzione scolastica individuata per la gestione dei residui., il quale sottoporrà i progetti medesimi all’attenzione del Consiglio di Istituto che delibererà su di essi per presa d’atto e per la formale assunzione a bilancio delle iniziative.
 In entrambe le circostanze sopra accennate le attività continueranno a riguardare anche i docenti e gli alunni appartenenti alle sezioni staccate o ai plessi acquisiti da altra scuola, previa concertazione tra i dirigenti scolastici coinvolti.

Modifiche alla composizione degli ambiti territoriali dei collegi dei revisori
Si trasmette infine un prospetto (All.4) recante le modifiche apportate, in conseguenza del piano di dimensionamento, alla composizione degli ambiti scolastici interessati dalla cessazione e dalla costituzione di istituzioni scolastiche con effetto dal prossimo anno scolastico.
Sarà cura di questo Ufficio notificare al Ministero dell’Economia e delle Finanze Dip.to della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale di Finanza - Ufficio III le predette modifiche.
Gli istituti capofila degli ambiti interessati, porteranno a conoscenza dei revisori dei conti la presente nota, informandoli inoltre della opportunità di procedere con la massima tempestività alla formulazione dei pareri richiesti per l’approvazione dei conti consuntivi delle istituzioni cessate al 31.8.2011 e dei programmi annuali delle scuole istituite dall’1.9.2011.

E' possibile richiedere il file della nota a notiziedalmef@gmail.com

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