Adempimenti amministrativo-contabili da effettuare da parte delle Istituzioni scolastiche oggetto di dimensionamento

Nota inviata tramite posta elettronica da un revisore.

Di seguito si specificano gli adempimenti amministrativo-contabili da effettuare da parte delle Istituzioni scolastiche oggetto di dimensionamento. Scuole che cessano di esistere a partire dal 1° settembre 2012:

Chiusura dei documenti contabili obbligatori di cui all’art. 29 D.M. n. 44/2001: 

1. Il giornale di cassa, 

2. I registri partitari delle entrate e delle spese, 

3. Il registro del conto corrente postale. 

4. Per il registro delle minute spese è necessario operare il versamento in bilancio dell’ammontare dell’anticipazione del fondo. 

5. Il registro dei contratti stipulati a norma dell’art. 31, comma 3, sarà chiuso previa cessione di tutti i contratti in essere alla nuova Istituzione scolastica (servizi di pulizia o altro). 

6. Chiusura del registro degli inventari. I dirigenti scolastici vigileranno affinché, precedentemente alla chiusura, si ottemperi alle disposizioni impartite dal MIUR con la circolare prot. n. 8910 del 1° dicembre 2011 e la circolare di chiarimento emanata con nota prot. n. 2233 del 2.4.2012 entrambe riferite alla rinnovazione degli inventari. E’ utile precisare che il passaggio di consegne tra i direttori amministrativi che avverrà attraverso un processo verbale sottoscritto anche dal Dirigente scolastico cedente, consentirà all’istituzione scolastica la chiusura dell’inventario a zero. La corrispondente presa in carico sarà effettuata dall’Istituzione scolastica accorpante o, nel caso di nuova Istituzione scolastica, sarà costituito l’inventario“ex novo”. 

7. Chiusura delle posizioni fiscali, previdenziali e tributarie. Si precisa che i codici fiscali appartenenti alle scuole cessate dovranno essere, alla data del 1° settembre 2012, definitivamente chiusi.

8. Chiusura del conto corrente postale previo versamento in bilancio del saldo. 

9. Richiamo dall’Istituto cassiere dei mandati e delle reversali non estinti alla data della chiusura della contabilità ai fini dell’annullamento e comunicazione formale ai creditori e debitori circa il subentro della nuova Istituzione scolastica al fine della successiva riemissione. 

10. Chiusura del conto corrente bancario previo controllo di concordanza tra il saldo di cassa riportato nei registri contabili della scuola alla data della chiusura della contabilità e la comunicazione dell’Istituto cassiere. Detto saldo sarà trasferito sul conto corrente bancario dell’Istituzione scolastica accorpante. Al fine di evitare interruzioni del servizio di tesoreria, nelle more delle procedure necessarie all’individuazione ed alla stipula di una nuova convenzione di cassa da parte del nuovo Consiglio di Istituto, si suggerisce di attivare un conto corrente bancario provvisorio sul quale far confluire tutti i conferimenti delle scuole cessate. L’istituto cassiere presso il quale sarà attivato detto conto corrente potrebbe essere individuato, dal Dirigente scolastico della scuola di nuova Istituzione, nell’ambito degli Istituti di credito che hanno gestito il servizio di tesoreria per conto delle scuole cessanti. 

11. Individuazione dei residui attivi di indubbia esigibilità e dei residui passivi effettivamente da pagare. Tale operazione richiederà una puntuale ed analitica ricognizione di tutti i residui contabilizzati nei decorsi esercizi finanziari. Pertanto, se dalla verifica dovessero emergere dubbi sulla effettività delle posizioni creditorie o debitorie, si dovranno adottare, da parte dei dirigenti scolastici e dei consigli di istituto in carica al 31.8.2012, le delibere di radiazione. 

12. Pagamenti, da parte delle scuole cessanti, di tutti i compensi accessori dovuti al personale attraverso il portale SPT del MEF, avvalendosi del cedolino unico, ai sensi dell’art.6, comma 4, del CCNL Comparto scuola del 29/11/2007. Tanto anche al fine evitare che eventuali disponibilità, rilevate sulla medesima piattaforma del Ministero dell’Economia, alla data del 31.8.2012, costituiscano economie da restituire al bilancio statale. 

13. PREDISPOSIZIONE DEL CONTO CONSUNTIVO PER IL PERIODO 01.01=31.08.2012, completo della documentazione declinata nell’art. 18 del DM 44/2001 e della relazione redatta dal Dirigente scolastico. I documenti contabili andranno sottoposti ai revisori dei conti in carica alla data del 31.8.2012, nel più breve tempo possibile, ai fini della preventiva espressione del prescritto parere e della successiva deliberazione da parte del Consiglio di Istituto. 

14. Acquisizione, da parte del Consiglio di Istituto in carica alla data del 31.8.2012, della deliberazione di approvazione/non approvazione del documento contabile di chiusura corredato dal verbale redatto dai revisori dei conti. Si raccomanda di predisporre gli atti contabili in tempo utile affinché i revisori dei conti in carica alla data del 31.8.2012 possano rendere il necessario parere di regolarità contabile. I Consigli di Istituto delle scuole cessanti delibereranno in merito al conto consuntivo entro il 31.8.2012 in quanto il predetto Organo consiliare, decadendo definitivamente dal 1° settembre 2012, non potrà esercitare il potere conferito dall’art.18, comma 5, del DM n. 44/2001. Al riguardo si precisa che dovrà essere data comunicazione a questo Ufficio della mancata approvazione del conto consuntivo, onde consentire l’adozione dei consequenziali provvedimenti di competenza. 

15. Trasferimento della gestione amministrativa e contabile tra i dirigenti scolastici della scuola cessante e della nuova istituzione scolastica che avverrà con apposito processo verbale. Tale passaggio sarà effettuato anche in relazione alla documentazione riferita ai PON a suo tempo destinati alla scuola cessante. 

16. Particolare cura sarà posta anche per la cessione dei documenti eventualmente esistenti e scaturenti da contenziosi amministrativi, contabili e disciplinari. Nei casi in esame, il processo verbale tra i dirigenti scolastici conterrà i riferimenti e gli atti documentali oggetto di trasferimento. 

17. Passaggio di consegne dei beni patrimoniali tra i direttori s.g.a. delle scuole coinvolte. Il processo verbale tra il direttore cessante ed il direttore subentrante, sarà effettuato in contraddittorio (art. 24 commi 7 e 8 del D.M. n. 44/2001). E’ appena il caso di precisare che la mancata formalizzazione del passaggio di consegne può dar luogo a responsabilità amministrativa come evidenziato nella circolare n. 26/RGS del 18 settembre 2008. Il passaggio di consegne deve avvenire successivamente ad una precisa ricognizione dei beni le cui risultanze devono concordare con le scritture contabili della scuola (Corte dei Conti sent. n. 344 del 27 giugno 2002). Il verbale esporrà in maniera chiara ed inconfutabile la tipologia, la quantità ed il valore complessivo dei beni inventariati esistenti al momento della consegna. 

La formalizzazione del passaggio dovrà intervenire entro 30 giorni dal momento in cui il nuovo direttore s.g.a. abbia assunto l’incarico. 

Per i beni acquistati con i fondi FESR dalle Istituzioni scolastiche dimensionate, dovrà essere data apposita comunicazione sia all’Ufficio scolastico Regionale sia all’Autorità di gestione indicando la collocazione degli stessi.

 Si ricorda che gli adempimenti di cui sopra devono concludersi entro e non oltre il 31 agosto 2012