Assenze per l’espletamento di incarichi istituzionali in rappresentanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze

Circolare n. 31 dell'8 luglio 2013 della RGS

Premessa

Le modifiche introdotte dalle recenti disposizioni legislative in materia di contenimento della spesa pubblica ed in particolare la costante attenzione posta sulla riduzione delle spese di missione impongono un riesame della disciplina in materia di assenze per l’espletamento di incarichi istituzionali presso enti/società/organismi svolti in rappresentanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

In via prioritaria, si ricorda che lo svolgimento di tali incarichi non deve in ogni caso recare pregiudizio all’assolvimento dei correnti compiti d’ufficio che, anche alla luce della sensibile riduzione del personale causata dal blocco del turn over e del taglio operato dall’art. 2 del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni dalla legge 7 agosto 2012, n. 135, alle dotazioni organiche del personale delle amministrazioni dello Stato, devono essere espletati con un impegno tale da poter assicurare  in ogni caso l’invarianza delle prestazioni di  servizio.

Al fine di assicurare il corretto assolvimento dei compiti istituzionali è necessario contemperare la durata delle missioni per lo svolgimento degli incarichi con l’esigenza di contenimento della spesa. I dirigenti degli uffici sono tenuti a vigilare affinché le assenze per lo svolgimento di tali incarichi, da parte del personale dipendente, vengano contenute nei limiti indicati nella presente circolare e ad autorizzare lo svolgimento di missioni, in deroga ai limiti stabiliti, solamente nei casi tassativamente indicati e previo accertamento della sussistenza delle previste motivazioni.

Per il completo monitoraggio delle assenze per lo svolgimento di incarichi conferiti dal MEF, è stata prevista, inoltre, l’implementazione del sistema di rilevazione delle presenze (applicativo Spring) con nuovi campi (come ad. es., la tipologia dell’ente, la denominazione dell’ente, il luogo e il motivo dell’assenza riferiti ai soli codici di assenza INES e INEA) che consentiranno di effettuare una puntuale verifica del rispetto dei suddetti limiti da parte dell’ufficio competente.

1.      Monitoraggio delle assenze per l’espletamento di incarichi in rappresentanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

La circolare n. 27 del 6 ottobre 2005, relativa alla “Rilevazione delle assenze del personale per lo svolgimento di incarichi sindacali e di revisione conferiti dal Ministero dell’Economia e delle Finanze”, rivolta ai soli Uffici Centrali di Bilancio e alle Ragionerie Territoriali dello Stato, ha previsto l’invio semestrale di un prospetto riepilogativo delle assenze, in formato Excel, da trasmettere per email all’indirizzo igf.uff3@tesoro.it.

Tale adempimento verrà di fatto superato, a decorrere dal 1° gennaio 2014, dalla rilevazione on line delle assenze, per mezzo dell’applicativo Spring, di tutto il personale che ricopre incarichi aggiuntivi di che trattasi, mirata alla sola causale relativa a missioni istituzionali e presso enti di interesse di questo Ministero.

A partire dal 1° ottobre 2013 saranno, infatti, inseriti sul Self Service Spring, per una prima rilevazione in via sperimentale, dei nuovi campi obbligatori associati ai soli codici relativi alle assenze per l’espletamento di incarichi istituzionali (INES e INEA) e presso enti/società/organismi di interesse MEF, ai quali i dipendenti incaricati dovranno fare riferimento ogniqualvolta dovranno assentarsi dall’ufficio per lo svolgimento delle attività connesse a tali incarichi.

Si fa presente che anche l’assenza oraria relativa allo svolgimento di incarichi dovrà essere giustificata con tali codici in modo tale da poter essere computata ai fini del monitoraggio completo di tale tipologia di assenza.

Qualora dagli esiti di tale monitoraggio risultasse un’eccessiva ed ingiustificata assenza dal servizio, questa potrà formare oggetto di valutazione per la revoca dell’incarico.

Per consentire ai dirigenti responsabili di poter valutare per tempo l’impatto delle assenze sul corretto assolvimento dei correnti compiti di ufficio, si raccomanda che tali assenze debbano essere programmate, concordate e autorizzate con largo anticipo (almeno una settimana prima, salvo convocazioni inattese ed urgenti).

Si segnala, infine, che tutte le richieste di missione per lo svolgimento di incarichi istituzionali sono soggette a parere, non vincolante, da parte del dirigente responsabile (tramite accesso al cruscotto dal link indicato dalla email inviata in automatico dall’applicativo Spring) e nel caso particolare in cui tale richiesta, qualora ricorrano i presupposti indicati nella presente circolare, superi i limiti consentiti, dovrà essere fornita, da parte dello stesso dirigente, formale autorizzazione allo svolgimento dell’incarico (attraverso l’accesso al cruscotto dal link indicato nella email di autorizzazione predisposta automaticamente dall’applicativo Spring).

2.      Assenze per l’espletamento di incarichi istituzionali presso enti/società ed organismi in rappresentanza del MEF.

I dipendenti che hanno assunto incarichi conferiti dal MEF sono tenuti, fermo restando il corretto assolvimento degli obblighi previsti per la verifica della regolarità amministrativo contabile, a  limitare le presenze presso gli enti/società/organismi sottoposti a controllo allo stretto indispensabile.

Per lo svolgimento di tali incarichi non si può, infatti, non tenere conto che l’evoluzione delle tecniche di comunicazione consentono, allo stato attuale, un efficace dialogo virtuale tra i vari attori, sicuramente meno oneroso e comunque utile a ridurre la necessità della  presenza fisica nel luogo di missione.

Oltre all’osservanza di quanto sopra esposto, il dipendente dovrà, inoltre, avere particolare attenzione al contenimento degli oneri connessi allo svolgimento della missione (spese di vitto, alloggio e trasporto) che, nel rispetto di quanto previsto al riguardo dalla vigente normativa, dovranno conformarsi in ogni caso ai principi di economicità e di diligenza.

E’ importante sottolineare che la durata delle visite sindacali e l’assiduità delle stesse non può prescindere dalla complessità dell’ente/società/organismo soggetto al controllo.

Nel rispetto del limite generale vanno però chiarite le modalità di assenza relative a particolari tipologie di incarichi.

2.1. -  Incarichi di revisione presso Ambiti Territoriali Scolastici.

Particolare attenzione va posta allo svolgimento di incarichi di revisione presso gli Ambiti Territoriali Scolastici che sono stati oggetto, per effetto dell’art. 6, comma 20, del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni dalla L. 7 agosto 2012, n. 135, di un profondo processo di riorganizzazione.

Tale processo, che ha visto ridurre di quasi 1000 unità il numero degli ambiti, costituti ora da non meno di quattro istituzioni scolastiche, trova il suo fondamento normativo nella necessità di comprimere le spese sui controlli presso tale tipologia di enti.

L’esigenza di contenimento della spesa non può, tuttavia, essere vanificata da un ingiustificato aumento delle spese complessive relative allo svolgimento di missioni presso le istituzioni scolastiche e rimane, pertanto, fermo, di norma, il limite contenuto nella circolare n. 29 del 20 ottobre 2005 di due giornate lavorative di assenza a visita (più l’eventuale assenza oraria per parte del giorno precedente o successivo per consentire il raggiungimento della sede del plesso scolastico ovvero della sede di servizio – da giustificare mediante apposita timbratura con codici INES o INEA) per un totale annuo di visite uguale a tre.

E’ importante rilevare a tale proposito che, dal momento che tutti gli ambiti sono composti da almeno quattro istituzioni scolastiche, non è più prevista la deroga generalizzata al limite delle visite contenuta nella citata circolare n. 29 ”nel caso in cui l’ambito comprenda più di tre istituzioni scolastiche”, ma saranno consentite deroghe a tali limiti, in via eccezionale e previa autorizzazione del Dirigente dell’Ufficio, solamente  in considerazione:

·               della composizione degli ambiti territoriali scolastici (uguale o superiore a 5 istituzioni scolastiche), tenuto sempre conto della vicinanza o meno alla sede di servizio e della distanza delle diverse istituzioni scolastiche;

·               di particolari e motivate necessità di approfondimento legate a criticità della gestione da riferire al Dirigente dell’Ufficio.

Al fine della concessione dell’autorizzazione allo svolgimento di incarichi presso le Istituzioni scolastiche, in deroga al limite dei due giorni, il dipendente dovrà fornire opportune motivazioni soggette poi a specifica valutazione da parte del Dirigente.

2.2. - Incarichi presso Comitati territoriali della Croce Rossa

Gli incarichi di revisione contabile presso i Comitati territoriali della Croce Rossa, sono assegnati, secondo quanto previsto da apposita convenzione RGS – CRI, ai funzionari del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato “aventi la sede di servizio o la residenza nella medesima regione del Comitato”.

Tali incarichi dovranno essere espletati tenendo conto di quanto stabilito nella citata convenzione e, nel rispetto della periodicità trimestrale delle visite, queste dovranno essere, di norma, contenute al limite massimo di quattro giorni l’anno.

Ai funzionari che risultano assegnatari di incarichi di revisione presso più Comitati si raccomanda di programmare, ove possibile, le visite in modo tale da poter espletare i compiti assegnati presso i diversi  Comitati in un’unica giornata di assenza.

2.3 – Incarichi presso Commissioni e Comitati

Oltre alle tipiche attività di vigilanza e controllo presso enti e società vengono assegnati, in rappresentanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze, a dipendenti dello stesso Dicastero, incarichi presso Commissioni e Comitati.

A tale riguardo è importante distinguere, al fine del monitoraggio delle assenze, gli incarichi che i dipendenti svolgono in “ragione d’ufficio”, da quelli aggiuntivi che vengono assegnati ai dipendenti medesimi su designazione e/o nomina del MEF  per compiti diversi da quelli direttamente connessi all’attività dell’ufficio di appartenenza.

Solamente quest’ultima fattispecie, infatti, riveste rilevanza ai fini del computo del totale delle giornate di assenza che, pertanto, dovranno essere necessariamente inserite nel “Self Service Spring”, senza ricorrere, al momento della timbratura, alla causale generica “permesso per servizio”, ma facendo riferimento ai medesimi codici di assenza (INES e INEA) i quali dovranno essere impostati per giustificare anche le sole assenze orarie direttamente connesse allo svolgimento di tale tipologia di incarico.

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Nel confidare nella scrupolosa osservanza da parte delle SS.LL. in ordine a quanto sopra esposto, si segnala che la vigilanza sul rispetto delle disposizioni fin qui richiamate è affidata in particolare ai Dirigenti preposti alle varie articolazioni di questo Dipartimento.

La circolare n. 27 del 6 ottobre 2005 viene annullata a partire dal 1° gennaio 2014, restando, pertanto, vigenti gli adempimenti in essa previsti solo fino alla data del 31 dicembre 2013.

La presente circolare sostituisce la circolare n. 29 del 20 ottobre 2005.