Pubblicate il 7 agosto scorso in consultazione sul sito web di DigitPA le nuove regole tecniche per la creazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, regole che danno attuazione al Cad (Codice dell'amministrazione digitale).
Le regole tecniche predisposte da DigitPA e dal ministero dell'Innovazione tecnologica introducono una vera e propria rivoluzione che influirà anche sui soggetti che già da tempo sono soliti gestire e conservare informaticamente documenti e scritture.
In effetti, i provvedimenti, da una parte, rispondono alla nuova filosofia di semplificazione che informa il Cad, secondo le modifiche introdotte nel Codice dalla legge 235/2010 e, dall'altra, abrogano, sostituendola, la delibera Cnipa 11/2004, la quale è alla base di tutte le soluzioni legali e informatiche che attualmente sono sul mercato.
L'intervento normativo è di particolare delicatezza e ha un impatto forte sul settore: proprio per questo l'amministrazione ha deciso di proporle, prima della loro emanazione definitiva, in consultazione pubblica per recepire tutti i contributi che dovessero arrivare da imprese, professionisti e operatori informatici.
Le regole in fase di emanazione disciplinano contestualmente il documento informatico, il documento amministrativo informatico e i fascicoli, i registri e i repertori informatici della pubblica amministrazione. Per ognuno di questi documenti il provvedimento definisce le caratteristiche, il processo di formazione e di chiusura degli stessi, nonché il rilascio di copie, duplicati e estratti. Nel complesso ne scaturisce una perfetta equiparazione sul piano probatorio tra documento informatico e documento cartaceo.
Molto importanti sono le caratteristiche del documento informatico. In effetti, il documento informatico può essere originato:
- dall'acquisizione dell'immagine di un documento analogico ricevuto per via telematica o su supporto informatico;
- dalla sua creazione digitale attraverso strumenti software;
- dall'insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati anche in via automatica. Questo documento informatico deve essere, però, memorizzato e reso immodificabile attraverso la sua chiusura e/o il suo invio in conservazione.
Un ulteriore profilo di interesse è costituito dalle modalità con cui il gestore del documento può produrre copie, duplicati ed estratti, allegando, se necessario per la natura del documento, l'attestato di conformità del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Vengono inoltre ridefiniti i ruoli dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione ponendo una chiara distinzione tra chi produce il documento e chi lo conserva. Inoltre diviene obbligatoria la redazione del manuale della conservazione. Documento attualmente creato su base volontaria e, per lo più, redatto non in modo conforme a quanto ora indicato dall'articolo 9 del provvedimento in commento. Infine, vengono esplicitate le modalità di esibizione del documento conservato, esibizione che può avvenire anche in remoto con procedure del tutto informatizzate.
Articolo di Alessandro Mastromatteo pubblicato su www.ilsole24ore.com
1 commento:
i repertori informatici della pubblica amministrazione. Per ognuno di questi documenti il provvedimento definisce le caratteristiche,
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