Circolare del 20 gennaio 2014, n. 3 emanata dalla RGS
Pervengono a questo Dipartimento numerosi quesiti inerenti alla possibilità di accettare, in sede di controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui al decreto legislativo 30 giugno 2011, n.123, documenti in formato elettronico trasmessi a mezzo posta elettronica ordinaria, posta elettronica certificata, ovvero presentati su supporti quali CD-ROM o altri dispositivi di memorizzazione digitale.
Pervengono a questo Dipartimento numerosi quesiti inerenti alla possibilità di accettare, in sede di controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui al decreto legislativo 30 giugno 2011, n.123, documenti in formato elettronico trasmessi a mezzo posta elettronica ordinaria, posta elettronica certificata, ovvero presentati su supporti quali CD-ROM o altri dispositivi di memorizzazione digitale.
Al riguardo, occorre sottolineare che l’articolo 2, comma 8, del decreto legislativo in parola, dispone l’adeguamento dei controlli di regolarità amministrativa e contabile al processo di dematerializzazione degli atti, nel rispetto delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto idoneo a garantirne la conformità agli originali, secondo la vigente normativa di riferimento.
Inoltre, il medesimo decreto legislativo, all’articolo 9, nel prevedere che la documentazione a corredo degli atti sottoposti al controllo debba essere allegata in originale – essendo ammesso l’uso della copia conforme solo in presenza di specifiche condizioni di imprescindibile esigenza di conservazione dei documenti originali presso l’ufficio emittente – fa salve le disposizioni in materia di dematerializzazione degli atti e dei flussi informativi tra le pubbliche amministrazioni, con particolare riferimento alle norme del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il “Codice dell’amministrazione digitale” (d’ora in avanti CAD).