Articolo di Alessandro Mastromatteo pubblicato sulla rubrica "Norme e tributi" del sito Il sole 24 ore
Certificazione dei processi di dematerializzazione e conservazione documentale: lo schema di nuovo codice dell'amministrazione digitale (Cad), approvato in via definitiva il 22 dicembre, introduce la possibilità di far attestare la conformità a norma dei processi adottati avvalendosi dell'attività di conservatori accreditati presso DigitPa.
I soggetti, pubblici e privati, che intendono attivare processi di dematerializzazione documentale si trovano quindi di fronte a diverse scelte operative.
- Possono decidere infatti di gestire e strutturare in proprio un sistema di conservazione sostitutiva, senza richiederne la certificazione. In questo caso, potrebbe risultare meno garantito il rispetto della normativa in materia, con possibili contestazioni circa il contenuto documentale da parte delle amministrazioni competenti.
- In alternativa, il sistema organizzato internamente potrebbe comunque essere sottoposto al vaglio di un conservatore accreditato al fine di ottenerne la certificazione che, una volta rilasciata, assicura un maggiore livello di sicurezza.
- In alternativa, si potrebbe optare per l'esternalizzazione integrale del processo a un conservatore accreditato, beneficiando così della correlata certificazione di conformità riconosciuta da DigitPa.
Il sistema di conservazione dei documenti informatici, secondo il nuovo articolo 44 del Codice, può essere gestito da un responsabile che può avvalersi di altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche per la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo.
Il nuovo articolo 44-bis introduce per questo la figura dei conservatori accreditati presso DigitPa da cui ottengono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. Questi soggetti si sottopongono a un'istruttoria preventiva diretta a verificare il possesso in capo agli stessi dei requisiti richiesti dalle norme in materia. Nel dettaglio, e in attesa di ulteriori indicazioni, i certificatori che intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dovranno chiedere di essere accreditati presso DigitPa impegnandosi al rispetto delle regole tecniche e dimostrando di possedere i requisiti previsti dall'articolo 27 del Cad, quali requisiti di onorabilità, affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di certificazione e utilizzo di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie A seguito dell'accoglimento della domanda, verrà disposta l'iscrizione del richiedente in un elenco pubblico, tenuto da DigitPa e consultabile anche in via telematica. Il certificatore accreditato potrà così qualificarsi come tale nei rapporti commerciali e con le pubbliche amministrazioni.
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